Funciones del departamento de cobranza

Funciones del departamento de créditos

El objetivo de Cobros es garantizar que las cuentas morosas se concilien y se paguen de manera oportuna y rentable. Las empresas deben equilibrar las pérdidas directas de crédito y los costes de recuperación de la deuda con criterio. La mayoría de las empresas están dispuestas a dejar que caduquen las deudas pequeñas si el coste de la recuperación empieza a superar el importe que se cobra. Sin embargo, las empresas pueden permitirse dedicar un tiempo y una energía considerables al cobro de las deudas más importantes. Normalmente, las agencias de cobros siguen un método de escalado basado en el número de días que la cuenta lleva en mora y la cantidad que se debe.
La función de mantenimiento de cuentas de cobros se encarga de recopilar, verificar y actualizar la información de las cuentas de los clientes en los sistemas de la empresa, así como de realizar revisiones periódicas de la información de las cuentas y verificaciones del saldo de las mismas. Trabajan en estrecha colaboración con el departamento de Atención al Cliente para garantizar que toda la información sea correcta. En algunos casos, los empleados de Mantenimiento de Cuentas pueden realizar actividades de skiptracing. Los rastreadores trabajan para establecer el paradero y/o la información de contacto de los deudores que previamente han sido imposibles de encontrar o contactar.

Importancia de la recaudación

¿Qué hace el departamento de contabilidad? El departamento de contabilidad es responsable de un gran número de funciones administrativas dentro de una organización. Aunque se consideran actividades de “back office”, estas funciones son esenciales para el buen funcionamiento de una empresa. Las responsabilidades más comunes del departamento de contabilidad son las siguientes:Responsabilidades adicionales de un departamento de contabilidad ampliadoHay varias áreas adicionales en las que se cuestiona qué departamento debe asumir la responsabilidad. Son:Es probable que un gran número de responsabilidades de control se integren en las áreas anteriores.Cursos relacionadosGuía de contabilidadGuía del nuevo controladorGestión de nóminas

Estructura del departamento de créditos y cobros

La estructura de un departamento de cobros de una empresa de 2 millones de clientes será diferente de la estructura del equipo de cobros de una empresa que atiende a 2 mil clientes. La diferencia radica en el tamaño de la plantilla, el tamaño del equipo y la inversión en gestión y control.
En este tipo de estructura, que suele atender a un gran número de clientes, existe una separación entre el centro de contacto de primera línea y el back office. La primera línea trata directamente con los clientes, mientras que el back-office se encarga de las tareas de contabilidad y liquidación. Además, hay un equipo de control que centraliza todos los procesos a nivel de la empresa. En otras palabras, la estructura se basa en las habilidades particulares de los equipos, pero nadie realiza un trabajo de principio a fin. De este modo, las habilidades de comunicación de los cobradores formados no se desperdician en tareas de contabilidad o liquidación, y esas tareas se transfieren a contables cualificados.
El tamaño de la plantilla suele ser consecuencia de las decisiones sobre la estructura de los departamentos. Por ejemplo, si la retención de clientes es muy valiosa, la empresa preferirá realizar llamadas salientes a los clientes morosos que enviarles cartas automatizadas (y a veces amenazantes). El significado de esta decisión será un aumento de la plantilla.

Qué es el departamento de crédito

Una agencia de cobro de deudas ofrece a las empresas y a los particulares ayuda profesional para cobrar los créditos pendientes y las cantidades que se deben pagar. Estas empresas se centran en los pagos pendientes, las deudas incobrables, las facturas vencidas, etc. Su intento de cobro es deliberado con el fin de obtener el importe vencido. A medida que las deudas se convierten en un problema mayor en muchos países debido a los pagos y transacciones fallidas, el papel de las agencias de cobro de deudas es vital.
Tanto la DCA como la DEA exigen el pago de una tasa en función de la cuantía de la deuda, que el deudor puede o no estar obligado a pagar (aquí depende del país. En GSA, por ejemplo, esta tasa está regulada por la ley y el deudor está legalmente obligado a pagarla junto con el importe de la deuda).
El plazo de prescripción es el período en el que una parte vinculada por un contrato debe liquidar una reclamación o, en el caso de los créditos incobrables, pagar una cantidad adeudada. Un caso estándar en las relaciones B2B es cuando la factura debe pagarse dentro de los 30 días siguientes (excluyendo los fines de semana y los días festivos oficiales). Los métodos de pago varían: la segunda parte puede proporcionar el importe total pagando en efectivo, mediante cheque, tarjeta de crédito, débito directo, transferencia bancaria, PayPal, pago electrónico de facturas, también conocido como EBPP, etc. Una vez transcurrido el plazo, la segunda parte se convierte en deudor y el pago se transforma en un vencimiento. Por lo general, la primera parte, el acreedor, contrata a una agencia de cobro de deudas (la tercera parte), que es el lugar habitual para cobrar los importes pendientes y los créditos incobrables. Según la ley, la agencia de cobro de deudas que sirve a la primera parte (el acreedor) debe enviar recordatorios y avisos de morosidad al deudor para cobrar la cantidad que debe pagar.

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