Portada de un manual de procedimientos

Ejemplo de manual de políticas y procedimientos de la empresa

Un manual de procedimientos es muy importante para que su empresa funcione de forma eficiente y precisa cada vez que ofrece su producto o servicio. No cada dos veces, no sólo los miércoles y no sólo cuando a su equipo le apetezca. Cada vez.
Incluso si no adquiere nuestra Plantilla de Manual de Procedimientos a continuación, al menos hágase un favor y comience a documentar los procesos de su negocio paso a paso y luego extiéndalos a su equipo. Simplemente utilice Microsoft Word e imprima las hojas si lo necesita. Haz lo que sea necesario y empieza ahora.
Todo el mundo empezará a hacer las cosas de la misma manera. Si no lo hacen, tienes motivos para despedirlos. En otras palabras, quieres que las cosas se hagan bien. Te tomas en serio la eficiencia de tu empresa y esperas que tu equipo también se lo tome en serio.
(¿No cree que los errores son importantes? Comete un error con un cliente o una clienta y comprueba si vuelven a pedirte más trabajo. Sólo volverán si tienes una relación sólida con ellos y eres proactivo para no volver a cometer el mismo error).

Portada del manual de formación

Este artículo presenta instrucciones paso a paso y consejos de expertos sobre cómo redactar procedimientos normalizados de trabajo (PNT). Proporcionamos plantillas de PNT de Word y PowerPoint gratuitas y fáciles de usar, junto con una lista de comprobación para preparar y redactar los PNT.
Un procedimiento operativo estándar, o PNT, es un conjunto de instrucciones paso a paso para guiar a los miembros del equipo en la realización de las tareas de forma coherente. Los PNT son especialmente importantes para las tareas complejas que deben ajustarse a las normas reglamentarias. Los PNT también son fundamentales para garantizar un esfuerzo eficiente con poca variación y una alta calidad en los resultados.
Giles Johnston es un ingeniero colegiado que asesora a las empresas para mejorar sus procesos operativos y es autor de Effective SOPs. Define los PNT como “la mejor forma acordada de documentar la realización de una tarea”.
Para Charles Cox, director de Firefly Consulting, una empresa de consultoría especializada en innovación y excelencia operativa, y colaborador destacado del libro Innovating Lean Six Sigma, “los PNT son fundamentales para el éxito de una empresa”.

Manual de políticas y procedimientos en el lugar de trabajo

Si su equipo comete errores, eso repercute directamente en sus clientes. Usted mismo sabe, cuando visita un negocio, lo que se siente al recibir un servicio o un producto de calidad inferior. Es decepcionante.
Además de estas ventajas, también le ayudará a reducir su preocupación por ofrecer la mejor calidad a sus clientes y consumidores, algo que ya sabe que es muy importante para la supervivencia del negocio.
Su producto o servicio debe entregarse con coherencia. La coherencia hace que se repita el negocio. La repetición del negocio significa la supervivencia. No puede confiar en conseguir nuevos clientes todo el tiempo. Tiene que satisfacer a sus clientes actuales para que vuelvan a por más y para que recomienden su negocio a nuevos clientes.
La calidad de su producto o servicio mejorará porque su equipo sabe cómo entregarlo de acuerdo con las normas. Una mejor calidad significa que puede cobrar precios más altos. Establezca puntos de referencia para cumplir los requisitos de calidad.
Si no puede hacer llegar su producto o servicio a los clientes de forma coherente y sin errores, tendrá dificultades para obtener un beneficio decente. Si no consigue que los clientes vuelvan, tendrá que esforzarse más para conseguir nuevos clientes.

Modelo de manual de políticas y procedimientos

En este artículo, consideraremos la apariencia de su manual. Es fundamental que preste atención al aspecto del manual para el lector, ya que su apariencia refleja la profesionalidad de su empresa.
Organización. Algunas de sus novelas y películas favoritas pueden comenzar en la mitad y cambiar de un lado a otro del pasado al presente. Aunque esos cambios en el tiempo pueden ser eficaces en la ficción, no funcionarán con su manual de políticas y procedimientos.
Otra forma importante de organizar el manual es numerar las páginas. Todos los documentos empresariales de más de unas pocas páginas deben tener números de página. Si enlaza el índice con esos números de página, sus lectores podrán encontrar lo que buscan.
Los títulos de cada sección deben indicar claramente el procedimiento o la política que contiene. La redacción debe facilitar que un empleado encuentre esa información. Por ejemplo, si un trabajador busca información sobre el código de vestimenta, la política de su lugar de trabajo debe archivarse bajo el título “Código de vestimenta”. Si en su empresa se utilizan a menudo otros términos para referirse a la ropa de trabajo, como la palabra “uniforme”, también puede utilizar esa palabra en su índice para dirigir a los lectores a la sección “Código de vestimenta”.

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