Formato de requisición de compra

Plantilla de solicitud de compra gratuita

Las solicitudes de compra y las órdenes de compra («PO») son documentos clave en un proceso de adquisición eficiente para cualquier empresa. Permiten a los equipos planificar adecuadamente las compras, planificar los presupuestos y proporcionar pruebas de los gastos en caso de auditorías financieras.
Las solicitudes de compra las rellena primero un empleado que ve la necesidad de un producto o servicio. El empleado rellena todos los detalles, incluido el precio, el proveedor sugerido y los detalles de los bienes o servicios. A continuación, el documento se envía al departamento de compras para su aprobación.
Supongamos que usted dirige una empresa de fabricación. Tiene un equipo de mecánicos que realizan inspecciones y reparaciones rutinarias en sus taladros, sierras y otra maquinaria. Si uno de sus mecánicos descubre un nuevo tipo de equipo que les facilitaría las revisiones rutinarias -equipo que su empresa nunca ha comprado antes- podría rellenar una solicitud de compra sin necesidad de pedir permiso primero.
El mecánico presenta el formulario cumplimentado al departamento de compras. Ellos se encargan de aprobar o denegar la solicitud de nuevos equipos. Como se trata de equipos de alta gama, el jefe de compras consultaría primero al departamento financiero para asegurarse de que se trata de una demanda viable.

Descripción y finalidad del formulario de solicitud de compra

Definición: Un formulario de solicitud de compra es un documento utilizado por un departamento para solicitar al departamento de compras el pedido de materiales o mercancías. En otras palabras, este formulario es utilizado por los departamentos para notificar al departamento de compras que se necesitan materias primas para la producción o que se necesita mercancía para la sala de ventas.
Para evitar el fraude, los jefes de departamento no suelen estar autorizados a hacer pedidos directamente a los proveedores y suministros en nombre de la empresa. En su lugar, un departamento diferente, denominado departamento de compras, realiza los pedidos a los proveedores externos. Los formularios de solicitud de compra son utilizados por los directores de departamento para informar al departamento de compras de los materiales que se necesitan.
Cuando un director de departamento ve que los materiales se están agotando, rellena un formulario de solicitud que incluye una fecha, el nombre del director, la cantidad, los números de modelo, los detalles sobre el pedido y el proveedor. El formulario de solicitud es sólo un paso en el proceso de pedido de un sistema de vales. Veamos un breve ejemplo de cómo funciona uno de estos sistemas.

Cómo hacer un formulario de solicitud de compra

Tiempo de lectura: 5 minutosEn cualquier empresa, varios departamentos necesitan materiales de vez en cuando, desde suministros básicos de oficina hasta materias primas, equipos y servicios. Las compras son universales, pero la forma de gestionarlas marca la diferencia. Cuando las empresas permiten a los directores de línea o a los directores de departamento hacer pedidos a los proveedores directamente, esto puede conducir a un aumento de los gastos y a un incremento de los casos de fraude en los gastos.
Supongamos que el departamento de TI de su empresa necesita varios portátiles nuevos para sustituir los antiguos y equipar a los nuevos empleados. ¿Qué sucede a continuación? ¿El jefe del departamento de TI simplemente elige los portátiles que prefiere y realiza la gran compra por su cuenta? Si no se establecen protocolos, podrían comprar mucho más de lo que el presupuesto del departamento puede acomodar, o incluso abusar de los fondos de la empresa y comprar dispositivos para uso personal. Esto supone un revés para el presupuesto de la empresa y puede afectar negativamente a su tesorería. A veces, el personal que trabaja de buena fe puede violar accidentalmente los límites o requisitos presupuestarios que desconocía.

Proceso de solicitud de compra

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Una solicitud se refiere al proceso de pedir formalmente un servicio o artículo, normalmente utilizando un formulario de solicitud de compra u otro documento estandarizado. El proceso de solicitud es una forma estandarizada de llevar un control y una contabilidad de todas las solicitudes realizadas en una empresa.
Una solicitud inicia la petición de una acción específica y también registra esa acción para las necesidades de información posteriores. Por ejemplo, los empleados de una empresa utilizan una solicitud de compra si necesitan suministros adicionales. En un tiempo, las solicitudes se hacían mediante formularios de papel, pero la mayoría de las empresas utilizan ahora procesos de solicitud digitales que permiten un seguimiento más fácil del proceso, incluida una contabilidad del inventario pertinente. Este tipo de solicitudes suele actualizar automáticamente el inventario para mejorar los controles.

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