Formato de acta de asamblea ordinaria

Ejemplo de acta de la primera reunión de la junta directiva

Tanto si te han encargado que tomes notas para un comité como si te han nombrado secretario de la junta directiva de tu organización, preparar las actas de las reuniones no tiene por qué ser una tarea ardua. A continuación te ofrecemos algunos consejos e ideas que te ayudarán a empezar a redactar y preparar actas de reunión eficaces, así como un ejemplo de acta de reunión y una plantilla de acta de reunión que puedes seguir.
Tenga en cuenta que, dado que el formato, el estilo y los requisitos de contenido de las actas de reunión varían en función de la organización y del tipo de comité o junta directiva, este artículo sólo ofrece directrices generales para ayudarle a empezar.
Las actas de reunión, o mom (por acta de reunión) pueden definirse como el registro escrito de todo lo que ha ocurrido durante una reunión. Se utilizan para informar a las personas que no han asistido a la reunión sobre lo que ha sucedido, o para hacer un seguimiento de lo que se ha decidido durante la reunión, de manera que se pueda volver a revisar y utilizar para informar sobre futuras decisiones.
No hay que dejarse intimidar por el término “acta”, ya que en realidad es un poco engañoso. Al fin y al cabo, su comité o junta directiva no quiere ni necesita un registro de los procedimientos de su reunión minuto a minuto.    Pero es importante captar la esencia de la reunión, incluyendo detalles como:

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Las actas, también conocidas como actas de reunión (abreviatura MoM), protocolos o, informalmente, notas, son el registro escrito instantáneo de una reunión o audiencia. Suelen describir los acontecimientos de la reunión y pueden incluir una lista de asistentes, una declaración de los temas considerados por los participantes y las respuestas o decisiones relacionadas con los temas.
Las actas pueden ser elaboradas durante la reunión por un mecanógrafo o un taquígrafo judicial, que puede utilizar la taquigrafía y preparar las actas y entregarlas posteriormente a los participantes. Otra posibilidad es que la reunión se grabe en audio o en vídeo, o que el secretario designado por el grupo o asignado de manera informal tome notas y prepare el acta posteriormente. Muchos organismos gubernamentales utilizan programas informáticos de grabación de actas para registrar y preparar todas las actas en tiempo real.
Las actas son el registro oficial por escrito de las reuniones de una organización o grupo. No son transcripciones de esas actas. Según las Reglas de Orden de Robert recién revisadas (RONR), las actas deben contener principalmente un registro de lo que se hizo en la reunión, no de lo que dijeron los miembros[2][3][4] La organización puede tener sus propias reglas respecto al contenido de las actas.

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Durante una Junta General Extraordinaria (JGA), es importante que se levante un acta de la reunión que sirva de registro de sus procedimientos. Ello se debe a que, salvo que se demuestre lo contrario, las actas firmadas e inscritas en los libros de la empresa constituyen una prueba concluyente, en caso de litigio empresarial, de que
De acuerdo con la Ley de Sociedades, el acta de la Junta General de Accionistas debe introducirse en los libros de actas en el plazo de un mes desde la celebración de la misma. El acta de la junta general de accionistas debe ser firmada por el presidente de la junta general de accionistas o por el presidente de la junta siguiente.
Por lo general, no será necesario presentar el acta de la junta general de accionistas ante la Autoridad Reguladora de la Contabilidad y las Empresas (ACRA). Esto es así a menos que el acta se refiera a un asunto que requiera la presentación de una copia del acta ante la ACRA.
Por ejemplo, las actas de las reuniones firmadas por un representante de una sociedad de cartera que posea una filial al cien por cien deberán presentarse a la ACRA en un plazo de 14 días a partir de su firma si la reunión implica la aprobación de una resolución por parte de la filial que también deba presentarse a la ACRA.

Modelo de acta de reunión

La mayoría de las empresas documentan las reuniones periódicas entre directores, miembros o comités en forma de actas. Las actas son el registro formal de todo lo que se ha discutido y decidido en las reuniones. Se preparan y documentan en los archivos de la empresa, en beneficio de quienes no están en la reunión y de otras partes interesadas, como los accionistas, que pueden tener intereses en el asunto.
Normalmente, los asuntos a debatir o las propuestas de resolución del consejo se exponen en la convocatoria a los consejeros antes de la reunión del consejo como orden del día. Siempre que haya quórum suficiente para la reunión del consejo, el consejo de administración debatirá, modificará y votará dicho orden del día. Si el orden del día es aprobado por la mayoría de los consejeros, se convierte en una resolución ordinaria. Algunos asuntos importantes pueden requerir más que una mayoría simple para su aprobación, lo que se conoce como resoluciones especiales o extraordinarias. Véase más abajo.

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