Departamento de telefonos en un hotel

Departamento de telefonos en un hotel

Descripción del trabajo de operador telefónico

Todo negocio físico con varios departamentos necesita tener un front office o recepción para recibir a los visitantes. El Departamento de Recepción es la cara y también la voz de un negocio. Independientemente de la categoría de estrellas del hotel o del tipo de hotel, el hotel tiene una oficina de recepción como su departamento más visible. Para un negocio como el de la hostelería, el departamento de recepción tiene el aspecto de elevar la experiencia del cliente con el negocio.
Es uno de los muchos departamentos del negocio hotelero que interactúa directamente con los clientes cuando llegan por primera vez al hotel. El personal de este departamento es muy visible para los huéspedes.
El personal de recepción se encarga de las transacciones entre el hotel y sus huéspedes. El personal recibe a los huéspedes, atiende sus peticiones y les transmite la primera impresión sobre el hotel.
Es la fase en la que el cliente planea alojarse en el hotel. En esta primera fase, el cliente o el posible huésped pregunta por la disponibilidad del tipo de alojamiento deseado y sus servicios a través de una llamada telefónica o un correo electrónico. El cliente también intenta encontrar más información sobre el hotel visitando su página web.

Descripción del trabajo de telefonista de hotel

Durante este tiempo, probablemente haya comprado dos o tres sistemas telefónicos completamente nuevos y, además, haya actualizado los que tenía una o dos veces. Todos los hoteleros saben lo que ha ocurrido con los ingresos telefónicos en los últimos años. Combine la actual falta de ingresos con todos los costes de los últimos 18 años que ha supuesto el funcionamiento de un departamento telefónico y probablemente piense que la PBX es sinónimo de pago caducado. Pues bien, es posible que se alegre (o se disguste) al saber que una nueva tecnología está llegando. Se trata de la centralita con protocolo de Internet (IP). Y, tal vez, quiera pensar que IP podría ser sinónimo de inversión protegida.
Muchos hoteleros han dicho que su negocio es poner cabezas en las camas; sin embargo, todos los hoteles tienen camas y los hoteles de éxito son los que se diferencian de sus competidores. Las diferencias pueden ser mejores camas y edredones, un personal amable, un servicio de cinco estrellas o una tecnología de mayor calibre ofrecida a los huéspedes. Las telecomunicaciones como elemento diferenciador empezaron añadiendo el VMS, luego pasaron a los altavoces de dos líneas y podrían haberse estancado con el HSIA; sin embargo, las comodidades tecnológicas seguirán siendo una faceta que eleve a un hotel sobre otro a la hora de registrarse.

Telefonista en el guión de un hotel

La telefonista pasa gran parte de su tiempo con todas las llamadas, comunicándose con personas tanto dentro como fuera del hotel. El teléfono le despoja de las ventajas de utilizar la expresión facial, los gestos y el contacto visual en lugar de depender de su aspecto personal, debe confiar en su voz para transmitir los mensajes tanto como los aparentes. Tu inflexión y entusiasmo marcan el tono de la conversación. aunque algunas personas tienen mejor voz que otras. La comunicación verbal es un arte que se aprende con la práctica.
Este es el registro más importante, ya que en él se anotan todos los detalles de los trabajos pendientes, como las llamadas pendientes, el mantenimiento o cualquier otra información relacionada. Los operadores que reciben dicha información también deben asumir la responsabilidad de los trabajos pendientes que se entregan.
El sistema telefónico manual consta de una sola línea con pocas extensiones. Este sistema se adapta a las organizaciones medianas. Las centrales telefónicas se encuentran en diferentes capacidades. Por ejemplo: PBX de 4+25, significa que el sistema tiene 4 líneas principales con 25 extensiones. Las llamadas salientes en este sistema son asistidas por un operador.

Funciones y responsabilidades del supervisor telefónico

Independientemente de con quién hable por teléfono, es esencial que aprenda las habilidades telefónicas de un hotel para causar una impresión positiva. Contestar al teléfono es una oportunidad para dar una imagen profesional y una imagen positiva del establecimiento.
El personal de la recepción suele tomar mensajes telefónicos para otros empleados o huéspedes. La mayoría de las oficinas de recepción tienen un formulario de mensajes telefónicos estándar. Si contesta al teléfono, es importante que escuche con atención y tome notas precisas mientras habla con la persona que llama. Cuando tome un mensaje telefónico, asegúrese de obtener la siguiente información:
Si el mensaje es urgente, márquelo como tal. También es una buena práctica repetir el número de teléfono y el mensaje a la persona que llama para que sea preciso. Por último, firme con su nombre y siga los procedimientos de la oficina para guardar o entregar los mensajes.

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